Ausweis und Kontoauszug scannen ohne Cloud

Warum gerade diese Unterlagen

Ein Ausweis, ein Kontoauszug, ein Arztbrief oder ein Steuerbescheid sind genau die Papiere, die man digital griffbereit haben möchte. Es sind auch die Papiere, deren Inhalt man am wenigsten in fremden Händen sehen will. Ein Ausweis nennt Name, Geburtsdatum, Anschrift und Unterschrift, ein Kontoauszug zeigt die IBAN und wofür jemand Geld ausgibt. Wer solche Unterlagen digitalisiert, sollte deshalb wissen, wo dabei überall Kopien entstehen.

Wo unterwegs Kopien entstehen

Viele Scanner-Apps für das Handy speichern ihre Scans in der Cloud des Anbieters, damit sie auf allen Geräten erscheinen. Manche schicken die Seite für die Texterkennung außerdem an einen Server. In beiden Fällen liegt eine Kopie des Dokuments bei einem Unternehmen, und wie gut sie geschützt ist, bestimmen dessen Bedingungen und dessen Sicherheit. Ob eine App so arbeitet, steht in ihren Datenschutzhinweisen und in den Einstellungen zur Synchronisierung.

Die zweite Kopie entsteht oft unbemerkt in der Fotogalerie. Ist auf dem Telefon die automatische Fotosicherung eingeschaltet, lädt es jedes neue Foto in die Cloud des Herstellers oder eines Fotodienstes hoch, also auch das Foto eines Ausweises. Die dritte entsteht bei der Übertragung. Wer sich das Bild per E-Mail oder über einen Messenger an den eigenen Rechner schickt, legt es dabei auf den Servern dieses Dienstes ab, oft dauerhaft.

Wie das Dokument auf dem eigenen Gerät bleibt

Am wenigsten Kopien entstehen mit einem Scanner, der direkt am Rechner angeschlossen ist. Mit dem Handy geht es fast genauso gut. Prüfen Sie vor der Aufnahme, ob die automatische Fotosicherung läuft, und schalten Sie sie für diesen Zweck aus oder nehmen Sie die Bilder in einem Ordner auf, der davon ausgenommen ist. Übertragen Sie das Bild per USB-Kabel oder über eine Netzwerkfreigabe im eigenen Heimnetz statt über einen Internetdienst. Löschen Sie das Foto danach auf dem Telefon, und auch aus dem Ordner für zuletzt gelöschte Bilder, den viele Galerien noch eine Weile aufbewahren.

Auf dem Rechner selbst kommt es darauf an, wer an die Datei herankommt. Ein Benutzerkonto mit Passwort und eine Bildschirmsperre sind die Grundlage. Ein Ordner, der mit einem Cloud-Speicher synchronisiert wird, ist für diese Unterlagen der falsche Ort, denn dort beginnt der Weg nach draußen von Neuem. Unter Windows können das auch die Ordner Desktop, Dokumente und Bilder sein, wenn die Ordnersicherung von OneDrive eingeschaltet ist. Ob sie läuft, zeigen die Einstellungen von OneDrive unter „Synchronisieren und sichern“.

Verschlüsselt ablegen und vorsichtig weitergeben

Eine Datei auf der Festplatte ist für jeden lesbar, der sie kopiert, etwa von einem verlorenen Laptop oder aus einer Sicherung. Programme, die ihren Bestand verschlüsselt speichern, schützen davor, solange der Schlüssel nicht mit kopiert wird. Das gilt aber nur, solange das Dokument im Programm bleibt. Ein exportiertes PDF ist wieder eine gewöhnliche Datei, die Sie so aufbewahren müssen, wie es ihr Inhalt verlangt.

Wenn Sie eine Kopie Ihres Ausweises weitergeben müssen, geben Sie nur das heraus, was der Empfänger tatsächlich braucht, und schicken Sie sie auf einem Weg, dem Sie vertrauen. Ein digitalisiertes Dokument ist dabei keine beglaubigte Kopie. Wo eine Stelle das Original oder eine Beglaubigung verlangt, ersetzt der Scan sie nicht.

Wo Quorvyn Docyra dabei hilft

Quorvyn Docyra verarbeitet Dokumente ausschließlich auf Ihrem Rechner und lädt keine Dokumentinhalte hoch, weder zu uns noch zu Dritten. Kanten erkennen, entzerren, ordnen und als PDF exportieren sind kostenlos und funktionieren auch ohne Internet. Den Bestand legt Docyra mit AES-256-GCM verschlüsselt ab, und den Schlüssel verwahrt der Schlüsselspeicher des Betriebssystems. Ein exportiertes PDF ist dagegen nicht verschlüsselt. Den Weg vom Telefon zum Rechner übernimmt Docyra nicht, dafür gelten die Hinweise oben. Docyra befindet sich noch in Entwicklung und ist nicht erhältlich. Auf der Produktseite steht, welche Verbindungen es für Anmeldung und Abo braucht und was es ausdrücklich nicht tut.